記錄是記載過程狀態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態主要針對產品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發揮著重要的作用。

在記錄過程中常見的問題

盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。

亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。

散：保存、管理分散，未作統一的規定。

松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。

空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。

錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。